E-İş Çözümleri / e-Defter

E-DEFTER

Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e-Defter:

“Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen yasal düzenlemeler ve son dönemlerde getirilen zorunluluk kapsamlarıyla elektronik defterlerin iş hayatına entegrasyonu sıklıkla gündeme gelmekte ve her geçen gün hayatımızda daha önemli bir yer edinmektedir.

e-Defter Uygulama Detayları

  • Başlangıç aşamasında, sadece Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir'in e-Defter olarak tutulabilmesine izin verilmiştir.
  • Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.
  • e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB’in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır.
  • e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.
  • Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir.
  • Mükellefler uygulamadan yararlanabilmek için GİB tarafından onay almış bir yazılım kullanmalıdır.

e-Defter Sık Sorulan Sorular 

  1. e-Defter Nedir?

Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e-Defter: “Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.

2. Hangi Defterler e-Defter Olarak Tutulabilir?

Başlangıç aşamasında GİB tarafından belirlenen ve e-Defter olarak tutulabilecek defterler; Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebirdir.

3. e-Defter Uygulamasından Kimler Yararlanabilir?

Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

4. Anonim Ve Limited Şirketlerin e-Defter Tutabilmesinin Şartları Nelerdir?

e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip, mali mührünü temin etmiş, e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan anonim ve limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-Defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

5. Gerçek Kişilerin e-Defter Tutabilmesinin Şartları Nelerdir?

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş, e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

6. e-Defter Ön Muhasebede Kaydedilen Her Bir Belge Muhasebede Ayrı Fiş Mi Olmalıdır?

Konuyla ilgili gelir idaresinin forum sitesinde yapılmış çeşitli yorumla bulunmaktadır. Genel olarak bu yorumlarda belgeye dayalı her belgenin ayrı madde olması gerektiği yönündedir. Logo’da bu şekilde takip yapılması isteniyor ise, online muhasebe uygulaması kullanılıyorsa gün bazında aktarım kullanılmamalıdır, entegrasyon havuzu kullanılıyor ise evrak bazında aktarım yapılmalıdır. Konuyla ilgili sorular ve verilen cevaplar aşağıdaki gibidir:

  • Gelir idaresi’nin her bir belgeye tek yevmiye maddesi istediği doğru mudur? Bu konu ile ilgili yayımlanmış herhangi bir tebliğ var mıdır?

Bu konuda yayımlanmış bir tebliğ yoktur. Ancak e-defter uygulaması teknik kılavuzlarında her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği ile ilgili düzenleme mevcuttur. Yani her belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilecektir.

  • Muhasebe programımız her bir güne ait alış faturalarını bir yevmiye maddesi, satış faturalarını bir yevmiye maddesi gelen havaleleri bir yevmiye maddesi altında (Örneğin 10 adet satış faturası bir yevmiye maddesi olarak ama 10 faturanın da tüm kalemleri ayrı ayrı olarak) kayıt etmektedir. e-defter mevzuatına göre her bir işlem ayrı ayrı olarak mı kayıt edilmelidir? 

e-Defter uygulamasının teknik kılavuzlarına göre her ayrı belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerekmektedir.

  • e-Defter uygulamasının teknik kılavuzlarına göre her ayrı belge ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği belirtilmiştir. Bununla ilgili bir tebliğ yer almıyor. 17.09.2014 tarihine kadar entegre işlemlerimizde kasa tek bir yevmiye fişinde, aynı tarihli faturalar tek bir yevmiye fişi şeklinde kayıt edilmiştir. Bu konuda ne yapabiliriz.

19 Aralık 2012 tarihinde yayımlanan Defter Tutma Usulleri ile ilgili tebliğde yevmiye kaydına esas teşkil eden belgenin tarih ve numarası yazılması gerektiği yönünde bir hüküm yer almaktadır. Dolayısıyla belgesi olan bir işlem için e-defter uygulamasında belge türü seçilerek belge tarihi ve numarasının yazılması gerekiyor.

  • Muhasebe programımız farklı müşteri/tedarikçilere ait birden fazla alış veya satış faturalarını birleştirerek tek bir yevmiye fişinde kayıt etmektedir. Her bir belgenin ayrı yevmiye kayıtlarında gösterilmesi gerektiği yönünde bir hüküm var mıdır?

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığından 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin 6. maddesinde “Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları yazılmalıdır. Bu hükme göre muhasebe kaydına teşkil eden bir belge varsa bu belge “belge türü” olarak yazılmalıdır. Bu durumda her bir belge bir yevmiye maddesine kayıt edilmesi gerekmektedir.

  • Her gün için düzenlediğimiz satış faturalarını tek bir muhasebe fişi ile kayıt ediyoruz. Bu yevmiye maddesinin içerisinde o güne ait düzenlenen tüm satış faturaların bilgileri mevcuttur. E-defter mevzuatına göre tüm satış faturalarını tek bir yevmiye kayıtı ile e-defterde gösterebilir miyiz?

e-Defter uygulamasında fatura kayıtlarınızı belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girerek kayıt etme zorunluluğu bulunmaktadır. Belge tarihi ve numarası gireceğiniz için birden fazla faturayı aynı yevmiye maddesine kaydetmeniz mümkün olmayacaktır.

7. Bordronun İçinde Birden Fazla Çek Olduğunda Ne Yapılması Gerekmektedir?

Birden fazla çekin ayrıntılı bilgilerini çek bordrosuna yazıp bu bordroyu firma imzalayıp kaşeleyip saklamak kaydıyla belge türü “other” yazılarak belge açıklaması “Çek Bordrosu” yazılarak tarih ve numara yazarak kayıt edebilirsiniz.

8. Çekler Bankaya Toplu Tahsile Gönderilirken Nelere Dikkat Etmemiz Gerekiyor?

Banka dekontuna uygun belge türü yazarak kayıt edebilirsiniz. e-Defter uygulaması yukarıdaki tabloda belirtilen şekilde XML’i oluşturacaktır. Çek işletmeye alınırken ve tahsilat yapılırken de ayrı yevmiye maddesinde kayıt edilmesi gerekmektedir.

9. Yazar Kasa Fişlerinin Kaydında Nelere Dikkat Edilmesi Gerekmektedir?

Düzenlediğiniz yazar kasa fişlerini kaydetmek istiyorsanız, gün sonu alınan “Z Raporunu” belge türü alanına “Z Raporu” yazılarak bu raporun tarih ve numarasını yazarak kaydedilmesi gerekmektedir.

Düzenlenen yazar kasa fişlerini ise bir icmal listesinde ayrıntıları gösterilmek ve bu icmal listesinin firma tarafından kaşeli imzalı saklanması şartıyla belge türü “other” ve belge açıklaması alanına “İcmal Listesi” yazıldıktan sonra bu listenin tarih ve numarasını belirterek kayıt edilebilmektedir.

10. İrsaliye Hareketi İle Oluşan Muhasebe Belgeleri Nasıl Kaydedilir?

İrsaliyenin kayıt edileceği ile ilgili e-defter uygulamasında (teknik olarak) bir zorunluluk yoktur. İrsaliye bilgilerini kaydetmek istiyorsanız belge türü alanına “irsaliye” yazarak tarih ve numara belirterek kayıt edilebilmektedir.

11. Logo Çözümlerinde "Belge Türü" Ve "Ödeme Yöntemi" Takibi Nasıl Yapılmalıdır?

Belge türü (DOCUMENTTYPE) alanı Logo muhasebe fişiyle ilgili ön muhasebeden girilmiş bir belge varsa doldurulması zorunludur. Bunun dışındaki belgeye dayanmayan muhasebe fişleri (örneğin amortisman kaydı, virman, açılış veya kapanış fişleri gibi.) için zorunlu bir alan değildir.

Kayıtlı belge kılavuzlarda belirtilen fatura, kasa, çek, senet haricinde bir belge ise documenttype alanına “other” yazılması ve Belge Açıklama (DOCUMENTTYPEDESCRIPTION) alanının doldurulması zorunludur. Belge türü fatura, çek, senet ve other olması durumda Belge Numarası (DOCUMENTNUMBER) ve Belge Tarihi (DOCUMENTDATE) alanlarının doldurulması zorunludur.

Logo paketlerinde, belge türü ve ödeme yöntemi bilgisi, ön muhasebe modüllerinde kayıt edilen belgelerden otomatik olarak belirlenmektedir. Örneğin satış fatura kaydında ayrıca belge türü, belge numarası vb bilgiler sorulmadan, mevcut belgenin içeriğinden bu sahalara karar verilmektedir.

Genel dekont kaydı ve yevmiye fişi girişi ekranlarında ise bu bilgileri kullanıcıların girmesi beklenmektedir. Bu ekranlarda belge türü alanından sorulan bilgilerden fatura, kasa, çek, senet dışındakilerin hepsi diğer tipinde kabul edilip, e-defter oluştururken DOCUMENTTYPE alanına other, DOCUMENTTYPEDESCRIPTION alanına ise ekranda girilen belge türü bilgisi getirilmektedir. Böylece bu ekranlarda ayrıca “diğer” bilgisi ve onun açıklaması sorulmamaktadır.

e-Defter klavuzlarında PaymentMethod olarak geçen bilgide ise işletmenin yaptığı ödemeler veya işletmeye yapılan ödemelerin belirtilmesi istenmektedir. Logo temel sette doğrudan ödeme kaydı yapılan belgeler için işlemin cinsine göre nakit veya kredi Kartı bilgisi getirilmektedir. Genel dekont kaydı veya yevmiye fiş girişi ekranlarında ise ekrandan girilen ödeme türü bilgisiyle e-defter oluşturulmaktadır.

12. Personel Masrafları Nasıl Kaydedilmelidir?

Masraf fişlerinin ayrıntılarını gösterir şekilde bir icmal listesinde toplayarak bu listeye bir tarih ve numara verip (firma kaşeli ve imzalı ya da elektronik imzalı halde saklanmak koşulu ile) belge türü uygun açıklama yazılarak kayıt yapılabilmektedir.

13. e-Defterde Defter-i Kebir'de Devir Bilgisi

e-Defter uygulamasında önceki aylara ait kağıt defterlerin devir bilgisinin yazıldığı bir alan bulunmamaktadır. e-Defter uygulamasında her defter parçası kendi içinde tutar bilgisi bulunmakta olup bir sonraki defter parçasına devir olarak aktarılamamaktadır.

14. Mali Mühür Nedir?

Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan mali mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

E-fatura uygulaması için alınan mali mühür, e-defter uygulaması içinde kullanılabilmektedir.

15. e-İmza Ve Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?

e-İmza kişiye verilmekte olup, kişinin ıslak imzasına karşılık gelmektedir. Mali mühür ise firmaya verilir, firma yetkilisi taahhüdü ile  firma için oluşturulmuştur.

16. Zorunluluk Kapsamındaki Firmaların e-Defter Uygulamasına Son Başvuru Tarihi Nedir?

  •  Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,
  •  Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
  •  Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve  en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.

17. e-Defter Saklama

1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ’de defterler her firmanın kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunludur. Alternatif olarak e-defter saklama hizmeti sağlayan entegratör firmalarda da saklanabilir.

18. e-Defter Beratı Nedir?

Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun elektronik defterlere ilişkin bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır.

19. Beratın Son Yükleme Tarihi

2 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde;

“a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükmü bulunmaktadır.

20. Gelir İdaresi Tarafından Beratı Onaylanmış Defterde Değişiklik Nasıl Yapılabilir?

1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğin 7-a maddesinde yazan hükme göre durumunuzu değerlendirip dilekçe ile Başkanlığımıza başvurmanız gerekmektedir. Başkanlığımızca yapılacak değerlendirmede eğer uygun bulunursa gerekli işlem yapılıp tarafınıza bilgi verilir.

21. e-Defter Beratı Oluşturulurken Muhasebe Kayıtları GİB’e Aktarılacak mı?

e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.

22. Hem Kağıt Ortamında Hem de Elektronik Olarak e-Defter Düzenlemek Mümkün mü?

Hem kağıt ortamında hem de elektronik olarak Defter üretmek ve bunların bir arada tutulması mümkün değildir.

23. e-Defterin Ve e-Defter Beratının Saklanması Ve İbrazı Ne Şekilde Olmalıdır?

e-Defter ve e-Defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. Mali Mühür ile mühürlenmiş e-Defter dosyası mutlaka beratı ile birlikte muhafaza edilmeli, ibraz edilirken de elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

24. e-Defter Kapanış Onayları Ne Zaman Yapılır?

Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade etmektedir.

25. Logo e-Defter Ürününün Sahip Olma Bedeli Nasıl Hesaplanır?

Logo e-Defter baz fiyatı olarak belirlenen ücret; ‘‘e-Defter Modülünü’’ ve ‘‘1 Firma’’yı içermektedir. Bunun haricinde, kullanıcılar sahip oldukları her firma için ‘‘e-Defter Firma Artırımı’’ satın almak durumundadır. Firma sayısı; kullanıcının Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) nezdinde açtırdığı her bir firmayı temsil etmektedir.

e-Defter Uygulaması için firma sayısı artırımı; kullanıcının GİB'e beyanda bulunduğu ve farklı vergi numaralarına sahip firmaları bazında değerlendirilmektedir. ‘‘e-Defter Firma Artırımı’’ almak isteyen bir e-Defter kullanıcısı satın alımlarını dönem içerisinde dilediği zaman gerçekleştirebilmektedir, yenileme döneminin beklenmesine gerek yoktur.

26. Logo e-Defter Ürününün Satın alınabilmesi İçin Güncel LEM Paketinin Olması Gerekir mi?

e-Defter ürününün satın alınabilmesi için kullanıcının mutlaka Ana Paket LEM’ine sahip olması gerekmektedir.

27. Logo e-Defter Ürününün Yıllık Yenilemesi Var mıdır?

e-Defter ürünü yıllık yenilemeli bir üründür. Satın alımlarını takip eden 1 yılın sonunda yenileme bedelinin ödenmesi gerekmektedir. Yenileme oranı kullanıcının LEM sahibi olup olmamasına göre değişiklik göstermektedir. Bu oran hesaplanırken kullanıcının e-Defter ürünündeki en güncel konfigürasyonlarına bakılmakta; yani sahip olduğu e-Defter modülü ile firma artırımları baz alınmaktadır. e-Defter ürününün kullanımına devam edilebilmesi için bu yenilemenin mutlaka yapılması gerekmektedir.

28. Logo e-Defter Ürününün Yenilenmesi Yapılınca LEM Satın almaya Gerek Olur mu?

e-Defter yenilenmesi, ürünün kullanılmasına devam edebilmek için zorunludur. e-Defter yenilemesi yapan kullanıcı, sadece bir yıl daha kullanım hakkını satın alır. Ürünün güncel versiyonda kullanılabilmesi, ilgili yenileme ve düzeltmelerden yararlanabilmesi için mutlaka Ana Paket LEM anlaşmasına sahip olunması gerekmektedir.

e-Defter Avantajları

e-Defter uygulamasına geçmek için çevreye katkısından, sağladığı maliyet avantajlarına kadar pek çok nedeniniz var. Üstelik, mevcut yazılımınız ne olursa olsun, işletme yapınıza en uygun ve güvenilir çözümler elektronik defter tutulması, onaylanması ve saklanmasında kullanılabilecek ilk onaylı yazılımlardan olan Logo’da...